Tschüss, Zeitfresser – Hallo, Produktivität!

Die Ordnung beizubehalten und strikt seine To-Do-Listen abzuarbeiten, ohne sich ablenken zu lassen – das ist eine der größten Herausforderungen im täglichen Arbeitsleben. Damit dir das gelingt, verraten wir dir hier einige Tipps und Tricks, die dir dein Zeitmanagement einfach machen.

Digitale Helfer

Wenn du ohnehin viel Zeit am PC oder in Begleitung deines Smartphones verbringst, liegt es nahe, deine Projekte und ToDo-Listen auch mit Hilfe dieser Geräte zu verwalten. Es gibt bereits eine Vielzahl von Programmen auf dem Markt, die darauf ausgerichtet sind, das Zeitmanagementsystem zu optimieren. Deutschsprachige Gratissoftware wie Asana, Trello, Remember the milk oder ThinkingRock ermöglicht die Kategorisierung und Aufteilung von Projekten und sorgt dafür, dass du deine Listen im Smartphone immer dabei hast. Probiere einfach aus, welches Programm deinen Bedürfnissen am Besten entspricht.

Keine Chance für Zeitfresser

Du hast deine nächsten Schritte priorisiert und weißt, welche Aufgabe am wichtigsten ist? Gut! Jetzt musst du dich aber auch daran halten – gar nicht so einfach, wenn neue E-Mails und Anfragen ständig für Ablenkung sorgen.  Wie oft geht es dir so: Du willst eigentlich gerade ein Angebot für einen Kunden erstellen. Dann siehst du aber eine E-mail-Benachrichtigung auf deinem Bildschirm aufblinken. Du liest die E-Mail sofort durch – es könnte ja wichtig sein. Dann kommt dein Kollege vorbei und hat Fragen zur Vorbereitung des Verkaufsmeetings …  und so geht es den ganzen Tag weiter. Am Ende bist du nicht dazu gekommen, das Angebot fertig zu machen, obwohl das deine wichtigste Aufgabe gewesen wäre.

Da hilft nur Konsequenz. Deaktiviere deine automatische E-Mail-Benachrichtigung – es sei denn, du wartest dringend auf eine Nachricht, die du sofort bearbeiten musst. In der Regel wird das nicht der Fall sein. Checke deine E-Mails dann zwei- oder dreimal am Tag in einem Aufwasch, anstatt wegen jeder neuen Nachricht deine momentane Tätigkeit zu unterbrechen.

Was ist mit Kollegen, die in dein Büro kommen und etwas mit dir besprechen wollen? Erkläre ihnen freundlich, dass du gerade beschäftigt bist und biete einen anderen Zeitpunkt für das Gespräch an: „Ich arbeite gerade an X. Wie wäre es, wenn wir Y um 15:00 Uhr besprechen?“

Dadurch vermeidest du Unterbrechungen deiner Arbeit, ohne den Kollegen „abzuwimmeln“.

Um dich selbst immer wieder daran zu erinnern, deine Aufgaben nach Priorität abzuarbeiten, nutze den Wecker-Trick: Stelle dir einen Alarm in deinem Smartphone ein, der einmal pro Stunde klingelt. Wenn du das Läuten hörst, frage dich: Bearbeite ich wirklich gerade die wichtigste Aufgabe auf meiner Liste? Wenn das nicht der Fall ist, brich deine momentane Beschäftigung ab und kehre zur Nummer eins auf deiner Liste zurück.

Sorge für freie Sicht

Wie kannst du deinen Arbeitsplatz so einrichten, dass du deine nächsten Schritte möglichst effektiv abarbeiten kannst? Zeitmanagement-Profi David Tighe empfiehlt: Sorge für eine Arbeitsumgebung, die dir hilft, alles auszublenden außer der Aufgabe, an der du jetzt gerade arbeitest.

Dazu legst du auf deinen Schreibtisch nur das Material, das du für die aktuelle Aufgabe benötigst. Alle anderen Projekte und Ordner platzierst du außerhalb des Blickfelds – beispielsweise in einem Regal hinter deinem Schreibtisch. Der Bildschirmschoner und das Hintergrundbild deines PCs oder Laptops sollten einfarbig sein und nicht zum Tagträumen verleiten. Persönliche Gegenstände wie Fotos bringst du am Besten ebenfalls so außer Sichtweite unter.

Wenn du eine Aufgabe abgeschlossen hast, entfernst du das entsprechende Material sowohl virtuell vom Desktop als auch real vom Schreibtisch. So kannst du all deine Aufmerksamkeit dem nächsten Projekt widmen, ohne vom Vorhergehenden abgelenkt zu werden.

Sei nicht zu streng mit dir!

Auch wenn du es nicht immer schaffst, die Methode streng einzuhalten: Mach dir keine Vorwürfe, das dämpft deine Motivation nur noch weiter. Beginne stattdessen erneut und nimm bewusst wahr, wie das System deinen Arbeitsalltag positiv verändert und dein Stresslevel senkt. Je positiver die Veränderung, desto größer wird deine Motivation sein, auch in Zukunft an dem System festzuhalten und es regelmäßig zu pflegen.