Prioritäten setzen

Wer kennt es nicht? Die To-Do-Liste wächst, die Aufgaben werden immer mehr und mehr und so langsam verliert man den Überblick. Dabei stören Stress und Chaos am Arbeitsplatz die eigene Produktivität. Das bedeutet: Ein Plan muss her. 

Entscheidend ist, dass du die anfallenden Arbeiten auf deinen Listen streng nach Priorität angehst – das Wichtigste zuerst, dann das Zweitwichtigste und so weiter. Ansonsten läufst du Gefahr, dich mit Kleinigkeiten zu verzetteln, anstatt die wesentlichen Dinge zu erledigen.

Während du deine To Do-Liste angelegt hast, hast du wahrscheinlich schon einige Angelegenheiten nach oben gesetzt, bei denen klar ist, dass du sie unbedingt erledigen musst. Aber mit welcher willst du jetzt anfangen?

Autor und Get-Things-Done-Erfinder David Allen empfiehlt als Entscheidungshilfe das sogenannte 4-Kriterien-Modell.

Das 4-Kriterien-Modell

1. Kontext.
   Viele nächste Schritte lassen sich nur in einem bestimmten Kontext, also an bestimmten Orten oder mit Hilfe bestimmter Arbeitsgeräte erledigen. Manche Dinge kann man nur im Büro tun, für andere braucht man nur Telefon oder Handy, wieder andere setzen voraus, dass man bestimmte Daten greifbar hat. Damit scheiden möglicherweise schon ein paar der Aufgaben aus, die du als nächstes erledigen wolltest.
    
2. Zeit verfügbar.
   Wie viel Zeit hast du für die nächste Aufgabe? Wenn du in zehn Minuten einen Termin hast, kannst du vielleicht ein paar Anrufe erledigen, aber keine Präsentation erstellen. Auch das begrenzt also deine Möglichkeiten.
   
    
3. Energie verfügbar
   Für manche Aufgaben musst du dich gut konzentrieren können, für andere solltest du vor allem körperlich fit sein, und manche Angelegenheiten setzen keines von beidem voraus. Passe die Auswahl deines nächsten Schrittes also immer deinem momentanen Energielevel an. Wenn du morgens ausgeruht und frisch bist, kannst du komplexe Probleme erfolgreicher angehen, das „Mittagstief“ nach dem Essen ist dagegen eher die Zeit für Routinearbeiten, die nicht viel Nachdenken erfordern.
   
    
4. Priorität
   Nach Anwendung der ersten drei Kriterien ist die Liste der möglichen nächsten Aufgaben schon wesentlich kürzer. Um sich zwischen den verbleibenden Punkten zu entscheiden, musst du dir klar machen, welche dieser Aufgaben die allerwichtigste ist. Bei der Beantwortung dieser Frage hilft der sogenannte 25.000-Dollar-Trick.

Der 25.000-Dollar-Trick

Er geht zurück auf den Unternehmensberater Ivy Lee. Dieser gab einem seiner Klienten, einem Industriellen, folgenden Rat: Stelle dir vor, in deiner Fabrik gibt es einen technischen Defekt. Die Produktion steht still, du musst alles stehen und liegen lassen, um die betreffende Maschine wieder zum Laufen zu bringen. Das verlangt fast all deine Zeit und Arbeitskraft. Du kannst an diesem Tag nur noch eine einzige weitere Aufgabe erledigen. Alles andere muss warten. Welche Aufgabe wählst du?

Wenn du dich anhand dieser Vorstellung für die wichtigste Sache auf deiner Liste entschieden hast, gib dieser die Nummer 1. Dann gehst du die Liste erneut durch und stelle dir vor, Nummer 1 wäre erledigt. Was wäre dann die eine Aufgabe, die du neben der kaputten Maschine noch erledigen müsstest? Nach diesem Schema gehst du die verbleibenden Punkte auf der Liste immer wieder durch, bis du allen Aufgaben eine Nummer zugewiesen hast. Wenn du die Liste dann in dieser Reihenfolge abarbeitest, hältst du nach jeder erledigten Aufgabe kurz inne und überprüfst, ob die nächste Aufgabe wirklich die wichtigste von den verbleibenden ist – möglicherweise ist inzwischen eine noch wichtigere Sache hinzugekommen. Ansonsten gehst du streng nach der Nummerierung vor.

Der 25.000-Dollar-Trick heißt übrigens so, weil der Geschäftsmann an Ivy Lee in der Woche darauf einen Scheck über 25.000 Dollar schickte. Er war nämlich überzeugt, dass es sich um den wertvollsten Rat handelte, den er in seinem Leben bekommen hatte.

Das 6-Level-Modell

Ein Modell, das zusätzlich hilft, kurzfristig und langfristig die richtigen Prioritäten zu setzen, ist das 6-Level-Modell. David Allen fordert dazu auf, das eigene Leben – von den nächsten Schritten bis zu dem, was wir generell in unserem Leben erreichen wollen – immer wieder aus der Vogelperspektive zu betrachten. Die sechs Ebenen, auf denen man dabei seine Prioritäten prüfen und gegebenenfalls korrigieren sollte, vergleicht Allen dabei mit der Flughöhe eines Flugzeugs.

• Startbahn: Nächste Schritte. Alle Aufgaben auf der aktuellen To Do-Liste.
• 10.000 Fuß: Aktuelle Projekte. Die kurzfristigen Ergebnisse, die man durch die nächsten Schritte erreichen will – zum Beispiel das Akquirieren eines neuen Kunden oder das Erreichen eines bestimmten Monatsziels.
• 20.000 Fuß: Verantwortungsbereiche. Verantwortungsbereiche bringen jeweils die aktuellen Projekte hervor. Beispielsweise bildet die Neukundeakquise einen deiner Verantwortungsbereiche, ein aktuelles Projekt ist dann die Gewinnung eines bestimmten Kunden. Im Schnitt hat jeder Mensch 10-15 solche abgrenzbaren Bereiche.
• 30.000 Fuß: Ziele für die nächsten ein bis zwei Jahre. Was willst du in den nächsten ein bis zwei Jahren erreichen? Setze dir realistische Ziele und passe die Gewichtung deiner Verantwortungsbereiche daran an.
• 40.000 Fuß: Vision für die nächsten drei bis fünf Jahre. Wie soll sich meine Karriere, mein soziales Umfeld, meine Persönlichkeit in den nächsten drei bis fünf Jahren entwickeln? Die Betrachtung aus dieser Perspektive eröffnet dir einen weiten Zeithorizont, den du für bestimmte Projekte brauchst – egal, ob du dich weiterbildest, ein Haus baust oder eine Familie gründen willst. Deine Vision beeinflusst natürlich alle Schritte auf den unteren Ebenen, da du diese nur mit deren Hilfe umsetzen können.
• 50.000+ Fuß: Das Leben. Was will ich in meinem Leben erreichen? Das ist die Ebene, auf der deine großen Lebensziele, deine Werte und Wünsche stehen.

Wenn du dir diese verschiedenen Perspektiven auf dein Leben regelmäßig vergegenwärtigst – beispielsweise im Rahmen deines wöchentlichen Termins zur Listenaktualisierung – wird es dir leichter fallen, gezielt zu priorisieren. Du hast so auch deine längerfristigen Ziele vor Augen und machst dir immer wieder klar, warum du tust, was du tust. Das hilft nicht nur, die Prioritäten einzelner Aufgaben besser einzuschätzen, sondern wird dich auch immer wieder neu motivieren.