Kann das weg?

Hast du auch manchmal das Gefühl, in alten Unterlagen, Papierkram und unübersichtlichen digitalen Ordnerstrukturen zu ersticken? Mit der Zeit sammelt sich so vieles an, was eigentlich niemand mehr braucht: Dokumente, Belege, Scans, alte Mails …

Auf der Suche nach etwas Bestimmtem stolpert man ständig über längst nicht mehr benötigte Dateien und denkt sich: „Kann das weg?“

Kann das weg?

Der Hype der letzten Jahre um das Thema Minimalismus kommt nicht von ungefähr. Dasselbe Prinzip begegnet uns beim Frühjahrsputz, wenn uns der Rappel packt und wir unseren Keller oder Dachboden entrümpeln: Wir fühlen uns befreit. Ordnung und Struktur sorgen für Klarheit im Kopf, ohne Altlasten kommt man besser voran und wir werden das Gefühl los, zwischen eingestaubtem Gerümpel zu sitzen.

Bildlich gesprochen kann es uns bei digitalem Unrat genauso gehen: Etwas längst nicht mehr Benötigtes blockiert uns beim strukturierten Arbeiten. Doch wie geht man vor, wenn man digital Tabula rasa machen möchte?

Der Masterplan

Einfach drauf loslegen hat wenig Sinn, wenn es sich um Dateien in einem gemeinsam genutzten System handelt. Womöglich löschst du sonst etwas, das jemand anderes noch benötigt oder regelmäßig nutzt. Suche am besten einen Zeitpunkt für diese „Aufräumaktion“ aus, der saisonal gesehen in einer weniger arbeitsreichen Phase liegt und gehe nacheinander vor.

1. Team-Besprechung

Setze eine Besprechung im Team an und bitte die Mitarbeitenden vorab, sich schon einmal Gedanken zu machen:

• Gibt es doppelte Ablage-Ordner?
• Was kann man verschlanken?

Jede:r weiß für sich am besten, mit welchen Dateien, Listen oder Dokumenten er oder sie regelmäßig arbeitet. Manche Bereiche überschneiden sich hier mit andern Mitarbeitenden, sodass du insgesamt einen guten Eindruck bekommen solltest, mit welchen Dateien nicht mehr gearbeitet wird.

2. System erstellen

Was soll weg? In der Teambesprechung kannst du dann kategorisieren, was wirklich gelöscht werden kann. Manches benötigt man wirklich nicht mehr und es nimmt nur Platz weg und sorgt für Unübersichtlichkeit.

Hierzu gehören auch veraltete Versionen von aktuell genutzten Preislisten – die älteren Versionen können bei Bedarf allerdings noch aufgehoben werden (in einem Archiv-Ordner zum Beispiel).

Andere Dateien solltest du vielleicht noch aufheben, allerdings könnte man sie dort gesammelt archivieren, wo sie nicht mehr stören.

Im Zuge der Aufräumaktion kannst du auch doppelte Ablage-Ordner eliminieren. Arbeiten mehrere Menschen im selben System, gibt es oft blinde Flecken und jede:r hat seine eigene Logik, wo was gespeichert wird. Die Ordnerstruktur sollte so organisiert und verschlankt sein, dass wichtige Dokumente für den täglichen Gebrauch von allen Mitarbeitenden gefunden werden können.

Sollten sich im Lauf der Jahre doppelte Ablageorte eingeschlichen haben, kannst du diese nun entlarven und eliminieren.

3. Verantwortlichkeit festlegen

Ist die Struktur einmal besprochen und geklärt, was umsortiert, archiviert und gelöscht werden kann, solltest du die Arbeit aufteilen und klären, wer welchen Bereich übernimmt.

So vermeidest du, dass die Arbeit doppelt oder (bei unklarer Aufgabenzuweisung) gar nicht gemacht wird. Ist die Ablagestruktur nach Abteilungen geordnet, bietet es sich natürlich an, dass jede:r seine eigenen benutzen Ordner angeht. Gibt es Überschneidungen, ist die konkrete Aufgabenzuweisung aber besonders wichtig.

4. Zeitplan erstellen

Damit das Projekt nicht im Sand verläuft, solltest du vorab einen Zeitplan erstellen, was bis wann erledigt sein sollte. In einer Nachbesprechung kann geklärt werden, ob währenddessen Fragen aufgetreten sind. Treten Fragen oder Probleme auf, kannst du diese in einem zweiten Meeting klären und eine neue Deadline vereinbaren.

Struktur erleichtert die Arbeit. Mit einer klaren Struktur und einem aufgeräumten, gut durchdachten System machst du es dir und deinen Mitarbeitenden einfacher, sich zurechtzufinden. Gerade auch bei der Einarbeitung neuer Personen ist es von Vorteil, ein verschlanktes digitales Ablagesystem zu haben, das leicht erklärt und logisch aufgebaut ist. Im Arbeitsalltag wirst du feststellen, dass du Dokumente und Listen leichter findest und es ein angenehmes Gefühl ist, sich von den digitalen Altlasten befreit zu haben.