13 Tipps für bessere Business-E-Mails

Ob an Mitarbeitende, zwischen der Kollegschaft oder an Personen von Geschäftspartnerschaften: täglich versenden wir unzählige E-Mails, bei denen es einiges zu beachten gilt. E-Mails sind zwar oft schnell verfasst, allerdings schleichen sich schnell Fehler ein, die dem Empfangenden ins Auge springen und bei diesem bestimmt nicht gut ankommen.

Wie soll eine geschäftliche E-Mail also aussehen? Auf was muss man achten? Was ist passend und was nicht? Wir haben folgende Tipps für dich zusammengefasst, mit denen du garantiert eine geschäftliche E-Mail fachmännisch verfassen kannst:

1. Keine Romane – fasse dich kurz!

Knigge-Tipp: Mails sollen knapp und flott sein. Erleichtere der adressierten Person die Lektüre und setze mindestens alle zehn Zeilen einen Absatz.

Wichtig: Aus einer Mail sollte immer klar hervorgehen, was die adressierten Personen bis wann zu tun haben. Hat keiner was zu tun, einfach "nur zur Information" darüber setzen.

2. Keine Intimitäten

Knigge-Tipp: Privates und Intimes haben in E-Mails nichts verloren. Schließlich können Mails im Büro abgefangen und mitgelesen werden.

3. Das Signaturen-Einmaleins

Die Visitenkarte gehört zum Geschäftsleben – das gilt auch für Mails.

Knigge-Tipp: Privat kannst du es mit der Signatur halten, wie du willst – im Beruf muss sie formell korrekt sein. Dazu gehört nicht nur, dass die angeschriebene Person dich vielleicht telefonisch erreichen möchte, ohne gleich die Auskunft anrufen zu müssen. Was viele nicht wissen: Es gilt das Gesetz des elektronischen Handels- und Unternehmensregisters. Dieses stellt E-Mails auf eine Stufe mit Geschäftsbriefen, weshalb deine elektronischen Briefe neben Name, Rechtsform und Sitz der Firma auch die Namen sämtlicher Geschäftsführer:innen sowie Aufsichtsratsvorsitzenden enthalten müssen.

4. Lesebestätigungen sparsam einsetzen

Empfangsbestätigungen geben Auskunft, ob eine Mail gelesen wurde.

Knigge-Tipp: Gehe mit Lesebestätigungen sparsam um. Die angeschriebene Person fühlt sich dadurch schnell belästigt. Eine Bestätigung macht nur dann Sinn, wenn es um wirklich Wichtiges geht.

5. Rechtzeitig antworten

Grundsätzlich gilt: Beantworte jede E-Mail, die an dich persönlich gerichtet ist. Und: Antworten schnell. Aber nicht zu schnell.

Knigge-Tipp: Zurückschreiben sollte man möglichst zeitnah, spätestens nach 24 Stunden.

6. Guter Betreff

Deine Betreffzeile entscheidet, ob die Nachricht überhaupt gelesen wird.

Knigge-Tipp: Es gibt Menschen, die über 100 Mails am Tag bekommen. Wer da keine aussagekräftige Betreffzeile liefert, kann sich die Mail gleich sparen. Noch schlimmer: Gar keine Betreffzeile. Frust bringen auch völlig sinnlose Betreffs, wie etwa "Für dich!" oder "Lies das!" – da sagt die angeschriebene Person liebend gerne: "Danke, nein."

7. Keine Prioritäten setzen

Ein Trick, der immer beliebter wird: Mails mit höchster Priorität. Der Effekt: Der Empfänger/die Empfängerin sieht ein Rufzeichen neben Ihrer Nachricht.

Knigge-Tipp: Verzichten Sie darauf – wenn Sie etwas Wichtiges sagen, brüllen Sie ja auch nicht rum.

8. Richtige Anhänge

Verschicke keine zu großen Attachments.

Knigge-Tipp: Alles, was über fünf bis maximal zehn MB liegt, gilt als Zumutung. Noch ein Fauxpas: angekündigte Attachments zu vergessen.

9. Falle: Smiley

Smileys lockern die E-Korrespondenz auf und weisen auf ironisch oder witzig gemeinte Textstellen hin.

Knigge-Tipp: In privater E-Post sind Smileys durchaus erwünscht. Verbanne die Grinse-Zeichen aber unbedingt aus deinen Business-Mails. Die Smileys sind zwar niedlich anzusehen – aber eben verspielt. Und wer will bei Personen von Geschäftspartnerschaften gerne als kindisch gelten?

10. Höflich bleiben

Viele Mails beginnen mit "Hallo" und duzen die Angeschriebenen ungefragt.

Knigge-Tipp: Was im englischsprachigen Raum angehen mag, stößt im restlichen Europa eher sauer auf. Also kein "Hi" zur Begrüßung. Zählt die angeschriebene Person nicht zum Freundeskreis, ist auf jeden Fall die Sie-Form angebracht. Die richtige Anrede ist höflich, aber nicht schwülstig. Formulierungen wie "mit Hochachtung" sind in E-Mails eher gruselig.

11. Kein Chinesisch

Viel-Mailer:innen verwenden gerne verwegene Kürzel wie MfG, +LG (und liebe Grüße), oder cu (see you).

Knigge-Tipp: Solche Kürzel wirken pseudo-cool. Im schlimmsten Fall versteht die angeschriebene Person nur Bahnhof. Vor allem im Geschäftsleben sind Kürzel daher absolut tabu – bei Freunden aber in Ordnung.

12. Massen-Mail

Übel: Bei Massenaussendungen alle E-Mail-Adressen erscheinen lassen.

Knigge-Tipp: Schicke bei Massenaussendungen nicht die Adressen all deiner adressierten Personen mit. Besser: Schreibe in die Empfänger-(An-)Zeile deine Mail-Adresse, verstecke die adressierten Personen im Feld Bcc. Du drückst ja auch nicht jedem gleich dein Adressbuch in die Hand.

13. Rechtschreibung

Auch in Mails gelten deutsche Rechtschreibregeln.

Knigge-Tipp: Manchmal muss es schnell gehen. Trotzdem: Jedes Mailprogramm hat auch ein Rechtschreibprogramm. Nutzen es – vor allem im Job.